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8 motivi per integrare ERP e software di gestione documentale

17/04/20 18.30 / Da MTF Business Solutions

Software gestionale e software di gestione documentale: i due pilastri fondamentali per il processo di innovazione e digitalizzazione aziendale vengono spesso pensati in modo disgiunto, ignorando i notevoli vantaggi che l’integrazione reciproca dei due tool può generare, sia dal punto di vista della comodità di utilizzo (e quindi dell’efficienza) sia da quello della produttività aziendale.


Attraverso l’associazione dei due software ogni informazione inserita nel sistema può essere infatti correlata a documenti, immagini, tabulati, video e a ogni tipo di file che contenga dati pertinenti e utili. Ecco quindi che grazie alle funzioni di un software di gestione documentale avanzato, anche un software gestionale già estremamente completo può evolversi ulteriormente divenendo un vero e proprio connettore di tutti i dati aziendali.

Prendiamo ad esempio il software di gestione documentale avanzato Archiflow e il più diffuso e potente sistema della famiglia degli ERP utilizzato dalle PMI, SAP Business One: nel menu di utilizzo di quest’ultimo è stato introdotto un link automatico ad Archiflow che permette una ricerca full text su tutti i metadati presenti sul software di gestione documentale. Una volta che viene eseguita l’associazione per mezzo di un barcode su una scheda SAP Business One e su un documento Archiflow, un apposito pulsante permetterà di aprire direttamente da SAP Busines One l’elemento Archiflow associato. Per dissociare i due file, basta svuotare manualmente il campo barcode, mentre se non si desidera archiviare il documento su Archiflow basta spuntare il campo “Non Archiviare”.

Ovviamente perché tutto ciò possa avvenire occorre lavorare con documenti digitali, attuando cioè in primo luogo quell’operazione di digitalizzazione di tutti i dati che è ormai indispensabile ai fini dell’efficienza, soprattutto in un panorama come quello contemporaneo sempre più caratterizzato dalla necessità di poter svolgere il lavoro da remoto e in mobilità. Da questo presupposto, prendendo come esempio l’integrazione di Archiflow e SAP Business One, è possibile individuare una serie di almeno 8 rilevanti vantaggi:

         1. Immediato riscontro visuale dello stato delle fatture

Tramite dashboard con report mirati è possibile avere un controllo completo delle fatturazioni in una determinata finestra temporale, sia per quanto riguarda il loro ammontare sia per quanto riguarda lo stato di lavorazione. In questo modo anche le eventuali incongruenze divengono evidenti, consentendo le correzioni necessarie.

          2. Risoluzione velocizzata di criticità

Workflow specifici, dedicati alla correzione di errori e che coinvolgono i reparti pertinenti, possono essere avviati direttamente da SAP Business One grazie all’integrazione con Archiflow. Inoltre le anomalie possono essere notificate al dettaglio, così da consentire la loro risoluzione in modo ancor più rapido e puntuale.

          3. Incremento delle potenzialità di accesso ai documenti

Anche utenti che non utilizzano il software gestionale possono avere necessità di accedere ai documenti contabili, basti pensare al caso di amministratori esterni (ma non solo). In questo modo, l’integrazione con il software di gestione documentale permette una collaborazione multi-level tra reparti, anche via mobile, semplificando il lavoro di tutti. Su SAP Business One, inoltre, è stato introdotto il pulsante Archiflow che attiva il link automatico al sistema documentale, oltre al pulsante Acrobat per visualizzare all’istante il documento archiviato.

          4. Maggior velocità di lavorazione delle fatture

La sinergia tra Archiflow e SAP Business One permette di velocizzare la registrazione e il controllo delle fatture, snellendone il flusso di approvazione e ottimizzando i rapporti con i fornitori e la produttività dell’azienda. Inoltre, il sistema uniforma le fatture in entrata e in uscita così da renderle gestibili in modo omogeneo a prescindere dal loro formato di partenza (per esempio PDF) e dal canale utilizzato per trasmetterle (per esempio via e-mail).
Le Fatture Fornitori vengono invece registrate nell’archivio di smistamento di Archiflow tramite una utility “scan batch” che scansiona e applica a ciascuna di esse un’etichetta simile a un QRcode. Questo codice permette di identificare il singolo documento e, in seguito, di procedere alla registrazione della Fattura Fornitore direttamente dal computer senza bisogno del supporto cartaceo. È anche possibile apporre firme digitali di approvazione o liberatorie di pagamento.

          5. Immediato accesso a tutte le informazioni

L’accesso alle informazioni da parte degli utenti autorizzati può avvenire in modo istantaneo sia da SAP Business One che da Archiflow, permettendo di visualizzare documenti contabili, come contratti o fatture, ma anche documenti legati al ciclo di lavoro come e-mail o fogli di calcolo e persino il fascicolo del personale. Archiflow consente infatti l’integrazione tra i dati prodotti dai diversi software, che altrimenti rimarrebbero fra loro indipendenti e, a volte, consultabili solo da un singolo autorizzato (per esempio nel caso della posta elettronica). Ogni intervento eseguito su un singolo documento (chi lo ha visionato, quando, da quale postazione, ecc.) viene registrato, rendendo possibile consultare l’intera cronologia del documento stesso. Con Archiflow i file da approvare sono segnalabili, abilitando anche un sistema di remind per l’approssimarsi delle attività in scadenza.

          6. Sicurezza dell’archivio contabile garantita

Grazie alla gestione dei Diritti utente e alla tracciatura degli accessi, ogni condivisione di dati avviene in modo controllato. Inoltre, tramite delega, anche collaboratori esterni e fornitori possono accedere ai documenti di loro competenza. Tutto questo si traduce, oltre che in ulteriore efficienza, anche nel rispetto assoluto delle regole.

           7. Modalità di ricerca semplificate

Operando in modalità integrata tra SAP Business One e Archiflow, ognuno dei documenti digitalizzati risulta visibile a video in tempo reale, azzerando così i tempi di ricerca di fatture, schede, tabulati e di ogni altro file. Oltre a rendere possibile la ricerca per tipologie di documenti sono eseguibili ricerche trasversali tra tutte le tipologie presenti nell’archivio. Basta infatti digitare nell’apposito campo di ricerca un asterisco in fondo alla radice lessicale da trovare per ottenere l’elenco di tutti i metadati che hanno quella radice in comune.

          8. Semplicità di utilizzo

Con SAP Business One diventa rapido e intuitivo condividere informazioni e dati tecnici in qualsiasi punto del processo produttivo, dalla definizione della commessa alla vendita. Allo stesso tempo, grazie ad Archiflow, i documenti possono essere spediti e ricevuti via web in modo sicuro e riservato, abbattendo le spese di invio da parte di azienda, collaboratori e fornitori. I documenti archiviati, come ad esempio fatture attive, passive e documenti doganali, nonché quelli conservati in modalità sostitutiva, possono essere visualizzati e gestiti come copie conforme agli originali e analizzati nei singoli dettagli. Tutto ciò significa migliore efficienza e maggiore velocità, evitando dispersione di informazioni e impiego di risorse umane per le ricerche necessarie.

 

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Topics: SAP Business One, Archiviazione digitale