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Archiflow 9.3: tutte le novità del nuovo aggiornamento per l'archiviazione digitale

20/06/18 17.37 / Da MTF Business Solutions

Il nuovo Archiflow 9.3 porta con sè interessanti evoluzioni dal punto di vista dell’ergonomia ed usabilità del prodotto nonché nuove funzionalità appositamente pensate per semplificare la gestione di fascicoli, documenti ed informazioni in vista delle nuove direttive imposte dal Regolamento Europeo della Privacy (GDPR).

Davvero numerose le nuove funzionalità dell’ultima release di Archiflow, a partire dalle nuove funzionalità per rendere più semplice agli utenti adottare modalità operative con cui rispettare il nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy.

L’attivazione del modulo GDPR comporta la possibilità di utilizzare le nuove funzioni di gestione dei “dati privacy”. Pertanto, se in licenza viene inserito il “modulo privacy”, in Archiflow risultano abilitate le specifiche funzioni orientate a facilitare e rendere più controllata la gestione dei documenti in ottica GDPR.

Una delle principali peculiarità del modulo GDPR è la funzione amministrativa, disponibile su Client desktop e (parzialmente) da Interactive Dashboard add-on che permette di specificare quali sono i tipi di dati trattati dal sistema documentale e suddividere l’organigramma in base ai diritti di accesso degli utenti a tali dati. La suddivisione dell’organigramma in base ai diritti di accesso ai “dati privacy” permette dunque di snellire l’intero processo amministrativo, nel rispetto del Regolamento Europeo della Privacy.

Si potrà anche configurare l’utilizzo dei dati privacy a livello di tipologie documentali, specificando se una scheda documento conterrà dati soggetti a privacy. Inoltre è prevista la configurazione delle spedizioni predefinite tenendo conto dei “gruppi privacy”, in modo da impostare automaticamente l’accesso ai documenti, così da ridurre il rischio di errori manuali.

Un altro punto importante di Archiflow 9.3 è la durata degli archivi e delle schede digitali.

Nell’ultima release è stata infatti introdotta sulle schede documentali e sui fascicoli archivistici la proprietà “durata” per definirne la data di scadenza. Grazie a questa novità la scadenza del fascicolo è ora legata alla scadenza della scheda più “longeva” inserita all’interno del fascicolo. La scadenza della scheda può a sua volta essere calcolata a partire dalla data di protocollazione o, in alternativa, a partire dalla data di chiusura del fascicolo, oltre alla possibilità di specificare il periodo di validità della voce di titolario e delle schede classificate con tale voce.

Per quanto riguarda invece gli aggiornamenti relativi a fruibilità ed esperienza d’uso, Archiflow 9.3 fa un vero e proprio balzo in avanti, introducendo una nuova dashboard interattiva.

Un modo totalmente nuovo di accedere alle informazioni e ai contenuti che si trovano nell’archivio documentale. La nuova homepage offre adesso uno spazio dinamico che mette subito in evidenza le cose da fare: posta personale e condivisa, attività di workflow, lavorazioni, PEC. La forza dell’Interactive Dashboard sta nel fatto che adesso è l’utente ad organizzare lo spazio come preferisce, in ogni momento, decidendo a cosa dare evidenza, proprio come farebbe sulla propria scrivania.

Oltre a queste ultime novità c’è anche spazio per il nuovo sistema di conservazione digitale sostitutiva, la fatturazione elettronica PA e B2B e molto altro ancora.

Insomma la nuova release di Archiflow 9.3 è tutta da scoprire!

Per ulteriori informazioni, MTF Business Solutions è a disposizione per rispondere alle tue domande! Contattaci 

Topics: Archiflow, Aggiornamento, Archiviazione Digitale, GDPR