Tra i tantissimi vantaggi portati alle aziende dalla rivoluzione digitale, un ruolo di primo piano è rivestito dalla semplificazione del lavoro dovuta al processo informatizzato di gestione dei documenti , che a sua volta si traduce in una grande fonte di risparmio per l’organizzazione.
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Come ogni esperto HR manager sa bene, la gestione manuale del fascicolo del personale rappresenta un enorme dispendio di tempo a causa della mancanza di una visione d’insieme della documentazione che racchiude. Per evitare la dispersione di energie e il rischio di perdere o danneggiare i documenti durante le consultazioni, la soluzione è solo una: affidarsi all’archiviazione elettronica dei dati, grazie alla digitalizzazione e alla dematerializzazione documentale.
La digitalizzazione dei documenti e la loro conseguente dematerializzazione portano vantaggi importanti non solo a workflow e logistica aziendali , ma anche alle risorse di maggior valore all’interno di un’azienda: quelle umane.
La logistica è uno degli aspetti di organizzazione aziendale a essere maggiormente interessato dalle evoluzioni derivate dalla digitalizzazione dei sistemi. In particolare la sostituzione dei supporti documentali con equivalenti file informatizzati archiviabili e condivisibili rappresenta un boost eccezionale in termini di sicurezza, nonché di efficienza dello stoccaggio e di tracciabilità interna ed esterna di distinte, prodotti e mezzi.
La prima e più evidente innovazione per un’azienda che adotta la digitalizzazione dei sistemi è la “dematerializzazione” dell’apparato documentale, ovvero la trasformazione da concreto ad astratto di qualunque tipo di documento grazie all’eliminazione quasi totale della carta stampata e al trasferimento dei dati su supporto informatico. Un processo che permette anche, attraverso la conservazione sostitutiva, di eliminare l’archivio cartaceo dei documenti fiscali (fatture clienti/fornitori, documenti doganali, ecc).
L’archiviazione digitale è una risorsa chiave nell’ambito della digitalizzazione dei processi di un’azienda, che permette di annullare (o comunque di minimizzare) l’utilizzo di documentazione cartacea, di liberare spazi dagli archivi fisici e di eliminare i possibili errori nella compilazione manuale. In altre parole, di ridurre gli sprechi aumentando così il risparmio e l’efficienza.
La migliore arma nelle mani di un addetto al reparto produzione di una PMI manifatturiera è l’organizzazione. In nessun altro ambito, infatti, la precisione metodica e la programmazione operativa dei carichi di lavoro giocano così tanto un ruolo chiave nel perseguimento dell’efficienza aziendale.
Nessuno più di un addetto al reparto produzione di una PMI manifatturiera conosce le difficoltà nella gestione delle complessità produttive. Riuscire ad avere un controllo completo di tutti i processi contemporaneamente è la chiave per ottimizzare al massimo l’efficienza e garantire all'azienda un vantaggio competitivo assoluto.
Per un addetto al reparto produzione di una PMI manifatturiera, la possibilità di misurare con esattezza ogni volta che lo desidera il valore del proprio work in process (WIP) è un vantaggio fondamentale, sia per definire con chiarezza la voce spese, sia per definire i costi di prodotto e di produzione, ma anche per correggere eventuali processi o fare una stima di risorse e materiali utili.
Come sa bene ogni addetto al reparto produttivo di una PMI manifatturiera, alla base del workflow ci sono la definizione delle distinte base e quella dei relativi cicli di produzione. Riuscire a effettuarle in modo corretto, preciso ed efficiente permette di facilitare in modo esponenziale il controllo qualità della produzione.
