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Pubblicato il 29 settembre 2021

Tra i tanti documenti che un’azienda deve processare quotidianamente, le fatture rivestono senz’altro un ruolo rilevante in quanto strettamente connesse al bilancio e alla salute del business. Proprio per questo motivo è necessario che vengano gestite nel modo più corretto ed efficiente evitando errori che potrebbero avere conseguenze negative sugli incassi e sul rapporto con clienti e fornitori.

I principali software di gestione documentale sul mercato offrono funzionalità integrate in grado di gestire l’intero aspetto del ciclo attivo e del ciclo passivo aziendale in modo automatizzato, sicuro ed efficace, interfacciandosi direttamente con il gestionale ERP interno.

 

Grazie a un cruscotto dedicato (presente direttamente nel modulo fatture del software gestionale), gli utenti autorizzati possono avere accesso all’intero elenco delle fatture attive già elaborate e pronte a essere registrate. Un’impostazione facile e intuitiva che consente l’amministrazione del sistema e l’utilizzo delle diverse funzioni digitali.

 

Le caratteristiche che rendono un sistema integrato particolarmente performante sono soprattutto tre:

  • Completa visibilità delle informazioni necessarie: ogni utente dispone in modo istantaneo di ogni dato gli occorra per provvedere alla registrazione delle fatture, tra cui l’accesso diretto alla scheda documentale della fattura e agli eventuali allegati.
  • Gestione ottimizzata dei workflow documentali: l’utente può avviare direttamente dal cruscotto un workflow per risolvere eventuali non conformità rilevate, assegnando il task relativo al problema alla figura o al reparto di competenza e configurando una notifica con i dettagli dell’anomalia.
  • Miglioramento del dialogo e del coordinamento tra i diversi sistemi aziendali: ogni operazione svolta all’interno dell’ERP e ogni lavorazione compiuta all’interno del documentale vengono messe in dialogo: lo stato di una fattura registrata nell’ERP, per esempio, verrà aggiornato in modo automatico nel software documentale.

Tutto questo garantisce una serie di semplificazioni e benefici operativi, come per esempio:

  • Possibilità di consultazione di tutte le informazioni all’interno di un’unica schermata dell’ERP;
  • Semplificazione di registrazione delle fatture;
  • Carica automatica del PDF delle fatture nell’ERP;
  • Fatture e ricevute visualizzabili in formato PDF;
  • Lavorazione delle fatture esportabile esternamente;
  • Funzioni avanzate di ricerca e filtraggio dei documenti caricati.

Dato che le fatture ai clienti sono l’ultimo tassello del ciclo attivo, la gestione digitale risulta così completa in ogni suo aspetto, dall’offerta all’ordine, dal contratto di vendita al pagamento e la conservazione digitale a norma dei documenti.

 

Per quanto riguarda le fatture passive, il software documentale le riceve, le cataloga, le indicizza e le archivia, lasciandole a disposizione per controlli preventivi (anche da remoto e in mobilità) prima che vengano trasmesse al gestionale. In questo modo è possibile avviare i relativi workflow approvativi per indirizzarle alle figure o ai reparti di competenza. Anche una volta arrivate nell’ERP, comunque, le fatture rimangono accessibili da un cruscotto con cui è possibile visionare il loro stato e i dati relativi.

 

La consultazione è effettuabile senza che vengano creati duplicati: il mantenimento di un’unica copia digitale evita sovrapposizioni di dati e incongruenze. In caso di mancanza di informazioni o errori all’interno della fattura, il software provvede alla rettifica e/o al completamento, incrociando i dati con l’ordine e il Bollettino di consegna.

 

In generale, gestire tutte le pratiche aziendali in digitale comporta una lunga serie di vantaggi. Per esempio:

 

  • snellisce la burocrazia aziendale
  • riduce tempi e costi, permettendo agli utenti di canalizzare le proprie energie su aspetti più produttivi (ad esempio la gestione di pagamenti e scadenze, il controlling finanziario e le relazioni con i fornitori).
  • aumenta la soddisfazione di collaboratori e clienti

 

In riferimento specifico alla fatturazione, è importante che software documentale e software gestionale siano perfettamente integrati: solo attraverso un’interfaccia efficiente tra i due strumenti è possibile ottenere infatti un approccio end-to-end e una gestione ottimizzata sia del ciclo attivo sia di quello passivo, migliorando la produttività.

 

Se sei interessato ad avere ulteriori informazioni sui migliori strumenti software per la gestione digitale dei cicli passivo e attivo, contattaci: risponderemo a tutte le tue domande.

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