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Cos'è la conservazione digitale sostitutiva e perché è vantaggiosa per la tua azienda

12/02/20 18.30 / Da MTF Business Solutions

Nel contesto della dematerializzazione documentale, oggi imprescindibile per adeguare la propria azienda ai nuovi parametri di performance, un ruolo chiave è giocato dalla cosiddetta “Conservazione Digitale Sostitutiva”, metodo di stoccaggio dei documenti pratico, efficiente e soprattutto indispensabile per il rispetto delle normative legali.

Effettuare in modo corretto la Conservazione Digitale Sostitutiva può essere problematico per chi dirige un’azienda priva dell’adeguata strumentazione informatica. È però un’operazione ormai obbligatoria, in quanto si tratta, a tutti gli effetti, dell’unico sistema che permette di conferire a un documento digitale la stessa autenticità legale del suo equivalente cartaceo, garantendone l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità a norma di legge. È proprio la normativa in vigore, infatti, a stabilire che un supporto di informazione alterabile (come appunto un documento digitale) può essere considerato valido e attendibile soltanto se:

  • vi sono applicati procedimenti tecnici che assicurano l’integrità della informazioni in esso riportate, come la firma digitale
  • è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni contenute, grazie alla marcatura oraria

Inoltre, per legge, gli archivi aziendali devono essere conservati diversi anni e, sempre secondo la normativa vigente, i documenti nati in formato digitale devono essere obbligatoriamente conservati digitalmente. Ecco quindi che poter effettuare la Conservazione Digitale Sostitutiva può rappresentare un’occasione di notevole risparmio per la propria azienda, che può così evitare costi di stampa, di stoccaggio e di logistica.

La procedura viene effettuata tramite l’utilizzo di un software di archiviazione, strumento che permette di analizzare in modo rapido ogni documento e di comprenderne al meglio contesto e contenuto, codificandolo in base al flusso di informazioni che veicola.

  • La gestione documentale e la gestione dei processi vengono così integrate in un unico sistema, garantendo per ogni documento non solo la possibilità di apporre firma digitale e marcatura temporale, ma anche di eseguire in automatico controlli di sicurezza su vari livelli.
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  • Effettuare la Conservazione Digitale Sostitutiva a norma di legge rappresenta così anche un’ottima opportunità per snellire la gestione dei documenti, semplificando di conseguenza i processi di business. Un notevole vantaggio per la propria azienda quindi non solo dal punto di vista del risparmio, ma anche da quello dell’efficienza, dato che si evita la dispersione di risorse e si migliora l’accesso alle informazioni da parte degli utenti coinvolti.

 

Se nella tua azienda sei interessato a effettuare al meglio la Conservazione Digitale Sostitutiva, scopri qui   ulteriori informazioni e consigli.

Topics: Archiviazione digitale