Le normative vigenti in merito all’archiviazione dei dati della propria azienda richiede ormai obbligatoriamente il ricorso alla Conservazione Digitale Sostitutiva, sistema pratico ed efficiente che, però, necessita dell’utilizzo del giusto software di archiviazione per poter rispettare quanto richiesto dalla legge.

Nel contesto della dematerializzazione documentale, oggi imprescindibile per adeguare la propria azienda ai nuovi parametri di performance, un ruolo chiave è giocato dalla cosiddetta “Conservazione Digitale Sostitutiva”, metodo di stoccaggio dei documenti pratico, efficiente e soprattutto indispensabile per il rispetto delle normative legali.

Per restare performanti e competitivi in un mondo del lavoro in continua accelerazione occorrono strumenti informatici che sappiano garantire reattività, velocità di accesso ai dati e possibilità di operare in un ambiente sempre più virtuale, senza limiti di luogo e orario. È proprio per rispondere a questa esigenza che Archiflow, il software di gestione documentale che permette di organizzare i documenti e automatizzare i processi aziendali, ha lanciato la propria versione mobile.

Tra i tantissimi vantaggi portati alle aziende dalla rivoluzione digitale, un ruolo di primo piano è rivestito dalla semplificazione del lavoro dovuta al processo informatizzato di gestione dei documenti , che a sua volta si traduce in una grande fonte di risparmio per l’organizzazione.

Come ogni esperto HR manager sa bene, la gestione manuale del fascicolo del personale rappresenta un enorme dispendio di tempo a causa della mancanza di una visione d’insieme della documentazione che racchiude. Per evitare la dispersione di energie e il rischio di perdere o danneggiare i documenti durante le consultazioni, la soluzione è solo una: affidarsi all’archiviazione elettronica dei dati, grazie alla digitalizzazione e alla dematerializzazione documentale.

La digitalizzazione dei documenti e la loro conseguente dematerializzazione portano vantaggi importanti non solo a workflow e logistica aziendali , ma anche alle risorse di maggior valore all’interno di un’azienda: quelle umane.

La logistica è uno degli aspetti di organizzazione aziendale a essere maggiormente interessato dalle evoluzioni derivate dalla digitalizzazione dei sistemi. In particolare la sostituzione dei supporti documentali con equivalenti file informatizzati archiviabili e condivisibili rappresenta un boost eccezionale in termini di sicurezza, nonché di efficienza dello stoccaggio e di tracciabilità interna ed esterna di distinte, prodotti e mezzi.

La prima e più evidente innovazione per un’azienda che adotta la digitalizzazione dei sistemi è la “dematerializzazione” dell’apparato documentale, ovvero la trasformazione da concreto ad astratto di qualunque tipo di documento grazie all’eliminazione quasi totale della carta stampata e al trasferimento dei dati su supporto informatico. Un processo che permette anche, attraverso la conservazione sostitutiva, di eliminare l’archivio cartaceo dei documenti fiscali (fatture clienti/fornitori, documenti doganali, ecc).

L’archiviazione digitale è una risorsa chiave nell’ambito della digitalizzazione dei processi di un’azienda, che permette di annullare (o comunque di minimizzare) l’utilizzo di documentazione cartacea, di liberare spazi dagli archivi fisici e di eliminare i possibili errori nella compilazione manuale. In altre parole, di ridurre gli sprechi aumentando così il risparmio e l’efficienza.

La gestione documentale è ogni giorno sempre più un processo fondamentale per la migliore operatività quotidiana di qualsiasi azienda. Archiflow vi garantisce il massimo della sicurezza informatica in questo processo delicato.