Tra i tantissimi vantaggi portati alle aziende dalla rivoluzione digitale, un ruolo di primo piano è rivestito dalla semplificazione del lavoro dovuta al processo informatizzato di gestione dei documenti , che a sua volta si traduce in una grande fonte di risparmio per l’organizzazione.
Come ogni esperto HR manager sa bene, la gestione manuale del fascicolo del personale rappresenta un enorme dispendio di tempo a causa della mancanza di una visione d’insieme della documentazione che racchiude. Per evitare la dispersione di energie e il rischio di perdere o danneggiare i documenti durante le consultazioni, la soluzione è solo una: affidarsi all’archiviazione elettronica dei dati, grazie alla digitalizzazione e alla dematerializzazione documentale.
La logistica è uno degli aspetti di organizzazione aziendale a essere maggiormente interessato dalle evoluzioni derivate dalla digitalizzazione dei sistemi. In particolare la sostituzione dei supporti documentali con equivalenti file informatizzati archiviabili e condivisibili rappresenta un boost eccezionale in termini di sicurezza, nonché di efficienza dello stoccaggio e di tracciabilità interna ed esterna di distinte, prodotti e mezzi.
La prima e più evidente innovazione per un’azienda che adotta la digitalizzazione dei sistemi è la “dematerializzazione” dell’apparato documentale, ovvero la trasformazione da concreto ad astratto di qualunque tipo di documento grazie all’eliminazione quasi totale della carta stampata e al trasferimento dei dati su supporto informatico. Un processo che permette anche, attraverso la conservazione sostitutiva, di eliminare l’archivio cartaceo dei documenti fiscali (fatture clienti/fornitori, documenti doganali, ecc).
L’archiviazione digitale è una risorsa chiave nell’ambito della digitalizzazione dei processi di un’azienda, che permette di annullare (o comunque di minimizzare) l’utilizzo di documentazione cartacea, di liberare spazi dagli archivi fisici e di eliminare i possibili errori nella compilazione manuale. In altre parole, di ridurre gli sprechi aumentando così il risparmio e l’efficienza.
Sicurezza certificata per Archiflow: il software per l'archiviazione digitale supera i test di YARIX
La gestione documentale è ogni giorno sempre più un processo fondamentale per la migliore operatività quotidiana di qualsiasi azienda. Archiflow vi garantisce il massimo della sicurezza informatica in questo processo delicato.
Il nuovo Archiflow 9.3 porta con sè interessanti evoluzioni dal punto di vista dell’ergonomia ed usabilità del prodotto nonché nuove funzionalità appositamente pensate per semplificare la gestione di fascicoli, documenti ed informazioni in vista delle nuove direttive imposte dal Regolamento Europeo della Privacy (GDPR).
Tutte le organizzazioni che raccolgono dati personali di persone residenti nell’UE devono conformarsi alla normativa entro il 25 maggio 2018
